Виртуальный офис

Алена Приказчикова
lmf@computery.ru

«Лет через пять каждая компания превратится в интернет- компанию, либо вообще прекратит свое существование...»

Энди Гроув, председатель совета директоров Intel

С высказыванием, приведеннным в эпиграфе, можно согласиться, а можно и засомневаться в столь радикальном изменении бизнес-структур в недалеком будущем. Гроув конечно же под термином «интернет-компания» имел ввиду довольно широко распространенный за рубежом способ организации труда в корпорациях – «виртуальный офис». Насколько активно будет у нас в стране, даже при самом счастливом стечении обстоятельств, подобный (дистантный) метод работы сильно востребован – вопрос спорный. Однако, уже сейчас некоторые продвинутые российские компании обратили свое внимание на этот нетривиальный способ ведения бизнеса. Поэтому стоит об этом поговорить поподробнее.

Позвольте начать с примера. Большинство из вас наверняка хорошо представляет себе суровые офисные будни. Ну, и как у вас начинается утро? Вы приходите на работу, выпиваете чашку кофе, обсуждаете с другом в курилке вчерашний проигрыш Спартака футболистам из Катманду (если вы мужчина) или уровень цен в недавно открывшемся бутике (если женщина), затем возвращаетесь на свое рабочее место, проверяете электронную почту, раздаете пару поручений, дружелюбно переругиваетесь с начальником-клиентами-секретаршей - так плавно и степенно наступает время обеда. После обеда вас посещает благостная мысль о том, что сиесту не дурак выдумал - убиваете на ковыряние в носу еще час драгоценного времени. А потом, с ужасом глядя на часы, осознаете, что на выполнение всех ответственных заданий у вас осталось часа два, за которые вы, конечно же, ничего не успеете.

Причин такого разброда и шатания может быть несколько:

1) конторе вашей без году неделя, то есть все сотрудники пребывают в эйфорическом состоянии ознакомления друг с другом, а работаете вы все как тесно сплоченная семья;

2) слишком много народа и слишком мало обязанностей, которые к тому же еще и неправильно распределены;

3) последняя, самая неразрешимая проблема: ваш начальник – круглый идиот, который сам не понимает, чем толком занимается контора, а уж вы-то и подавно (правда, в этом случае никакой «виртуальный офис» и не поможет).

Идея «виртуального офиса» пришла в голову явно не ленивым людям. Ведь с внедрением подобной структуры в деятельность предприятия требования к дисциплине удваиваются, соответственно, появляется больше головной боли у руководящего состава. И такая - дистантная - форма трудового процесса должна быть основана либо на предельном доверии к сотрудникам (то есть, когда в штате состоят люди, хорошо руководству знакомые по своим деловым качествам и исполнительности), либо на введении каких-то строжайших ограничений и свода специальных правил. То есть, речь идет о полной смене политики компании. Но к этим, казалось бы, минусам добавляется целый ряд преимуществ. Во-первых, внедрять «виртуальный офис» выгодно с экономической точки зрения – как следствие, происходит уменьшение некоторых накладных расходов, в первую очередь, конечно, на амортизацию производства, арендную плату, командировочные, междугородные переговоры и т. п. Во-вторых, повышается эффективность работы – сотрудники не тратят время на дорогу от дома до офиса, решают многие вопросы, консультируясь с вышестоящим начальством в онлайне, а не дожидаясь часами в приемной.

Кроме того, реально экономится время, которое тратится на поездки из одного города в другой, если контора имеет филиалы (или занимается разнонаправленной деятельностью). Для решения вопросов, требующих участия представителей филиалов, достаточно провести онлайновое совещание. Та же самая схема может реально действовать при ведении переговоров с дилерами, поставщиками, клиентами, вплоть до заключения сделок. Да и самим работникам от внедрения подобного удаленного способа работы только лучше, в конце концов, они могут совмещать работу в нескольких местах и складировать в карман денег на порядок больше, чем зарабатывают, сидя на одном месте.

Несмотря на довольно убогое освоение интернет-пространства российскими пользователями, довольно большая прослойка компаний уже не представляет себе ведения бизнеса без услуг Сети. Прежде всего это компании, имеющие непосредственное отношение к интернет-рынку: сетевые маркетинговые агентства, аналитики, дизайн-бюро, сетевые масс-медиа, рекламные и PR-конторы, программисты и многие другие. Для таких структур, естественно, выгодно хотя бы часть штата перевести на «домашнюю» систему. Чаще всего обслуживаемый ими рабочий сектор не требует физического присутствия в конторе и, как правило, у таких людей есть дома компьютеры. Конечно, просчитывая вперед рентабельность такого предприятия, можно слегка умом тронуться, поскольку какой-либо опытной «лестницы» на этот счет пока не выстроено, примеров у нас в стране маловато. И помешать осуществлению идеи может все, что угодно, начиная техническими проблемами и заканчивая наплевательским отношением к работе трудящихся граждан от осознания собственной недосягаемости вне офиса. Но, так называемые первопроходцы уже есть и довольно успешно работают в рамках этой системы, тем более, что сама структура Сети уже давно устроена таким образом, что открывать-то Америку здесь не надо. Для подобной интеграции используются так хорошо знакомые постоянным пользователям Сети форумы, чаты, доски объявлений, поисковые машины, разве что они специализированные и доступны только узкому кругу людей, непосредственно работающих в конторе, перешедшей на режим «виртуальный офис». Для осуществления этих задач в Рунете уже начали работать специализированные серверы для сведения в единую, слаженно действующую структуру, всего рабочего процесса, которые так и называются «виртуальный офис» или «интернет-офис».

Технические моменты

Типичная инфраструктура «виртуального офиса» выглядит примерно следующим образом. Для решения поставленных задач и взаимодействия сотрудников, включая дискуссии и обмен файлами, на специальном сервере, предоставляющем услугу «виртуальный офис», создается трехмерная модель, копия вашей фирмы с фиксированным доступом к ее ресурсам для сотрудников. Далее работа с виртуальным пространством вашего нового офиса осуществляется по принципу: правильно обустроишь - не будешь испытывать проблем в дальнейшем. Все очень просто, как в реальной жизни - вы не будете сажать в одной комнате бухгалтеров и, к примеру, шофера своей служебной машины, так и в «виртуальном офисе» для баз данных и классификации документов создаются отдельные папки и формы. Кстати, «построить» по кирпичику свой «виртуальный офис» проще простого - для того, чтобы такую структуру создать, не нужно специально изучать какую-то программу, долго ковыряться в ее настройках и т. п., достаточно умения пользоваться обычным браузером, текстовым редактором, ICQ и уметь импортировать-экспортировать документы MS Word и HTML.

Начните с создания Общей комнаты, то есть комнаты, доступной для пользования всех участников вашего виртуального проекта, где сотрудники компании общаются, обсуждают возникающие по ходу работы проблемы, консультируются друг с другом, пользуются служебной информацией из базы данных. Далее необходимо создать так называемые Специализированные комнаты - для взаимодействия управленческого состава, клиентов, заказчиков, поставщиков, консультантов, рекламодателей (список можно продолжить).

Например, в разделе Управление проектом (все специальные разделы я буду называть условно, поскольку это предмет только вашей фантазии, и вы вольны определять состав комнат по своему желанию) обычно помещена вся рабочая документация, включая отчеты, акты и бизнес-планы. Вы же имеете возможность обновлять документы, разрешать или запрещать к ним доступ конкретного человека и отслеживать статус.

В разделе Клиенты участники этой группы (то есть, ваши сотрудники и представитель заказчика) могут вести переговоры о сотрудничестве. Раздел Консультации открыт только для членов рабочей группы консультантов, которые определяют круг задач всех сотрудников компании, готовят документацию и затем представляют результаты, выкладывая их в Общей комнате для использования всем персоналом.

Во всех разделах создаются специальные формы, которые помогают осуществлять процесс делопроизводства. Заполняя их, сотрудники могут давать краткое описание документа, находящегося в производстве, указывать сроки исполнения по проекту, определять ареал его действия и статус. Такая сублимация делопроизводства не исключает ограничений по доступу персонала к определенному контенту. Так, для каждой комнаты лучше всего назначить ответственного за права доступа к ней менеджера, в обязанности которого вменяется координация работы сотрудников, но и контроль документооборота в целом. Вот при такой достаточно простой инфраструктуре может быть достигнута не только реальная экономия средств, но и расширение сферы деятельности компании, в географическом смысле - привлечение для работы и деловых контактов специалистов и партнеров из других городов. Самое главное, что для внедрения «виртуального офиса» сотрудники не должны обладать какими-то специфическими знаниями и могут обойтись без специальной технической подготовки, а проводить консультации, презентации, семинары или конференции становится на порядок легче. Также становится возможным дистантно консультировать подразделения компании, координировать рекламно-маркетинговые акции, делать мониторинг PR-кампаний, проводить юридические, аудитовые и бухгалтерские консультации.

Сервис

Теперь немного полезных ссылок и информации о компаниях в Сети, которые обеспечивают услугу «виртуальный офис». В первую очередь это ресурсы, не просто предоставляющие дисковое пространство, но и готовые профессионально разработать концепцию вашего «виртуального офиса». Это, например, телекомпания «Свой Круг», в пакет услуг которой включены: разработка Web-страницы, создание фирменного стиля, оригинал-макетов и, по желанию, анимационного ролика.

Если вы решили расширить область своей деятельности, создаете филиал или представительство, онлайновая служба HRO предлагает вам создать «виртуальный офис» с целью поиска персонала в других городах. Таким образом вы сбережете и время, и деньги, с помощью интернета проведете предварительный поиск и подбор сотрудников непосредственно в том городе, где собираетесь открыть свое новое представительство. То есть, не покидая стен родного офиса, вы можете следить за процессом подбора персонала.

WebSpace.Ru - один их первых ASP (Application Service Provider) в России - предлагает создание интернет-офиса (в принципе, синоним «виртуального офиса», но они предпочитают это название) абсолютно бесплатно, с лимитом в 4 Мб.

Если вы хотите создать «виртуальный офис» своими силами, то к вашим услугам небезызвестные www.narod.ru и www.boom.ru. А с примером успешно действующего «виртуального офиса» можно ознакомиться по адресу www.iic.ru/eoffice. Это страховая компания - яркий пример того, как изменение реального имиджа на виртуальный никоим образом не помешало успешному осуществлению ее деятельности. Клиент, обратившийся за услугой к этой компании, прямо в онлайне может получить не только подробное описание страхового продукта, но и рассчитать стоимость любого вида страхового полиса, оставить запрос, а затем воспользоваться услугой компании. А при возникновении каких-либо вопросов - обсудить их с сотрудниками фирмы или клиентами в специальной конференции.

В общем, российским компаниям можно уже начинать делать выводы и ориентироваться в сторону описанной модели ведения бизнеса. Руководящему составу такой виртуальной конторы не придется тратить деньги на покупку оргтехники, программного обеспечения, не нужно специально обучать персонал, в принципе, не нужно практически никаких вложений в рекламу и PR. Ведь появление представительства в Сети уже само по себе является некой рекламной акцией, приносящей определенную степень узнаваемости, - достаточно лишь разместить сведения о ресурсе в базе данных какой-нибудь поисковой системы. Замечу, что в Америке и Европе «виртуальный офис» пользуется большой популярностью. По «их» статистике компаниям, использующим такую трехмерную модель бизнеса, гарантирован рост продаж и увеличение потока клиентуры в среднем до 30 процентов. Конечно, в отличие от той же Америки, вряд ли какая российская фирма раскошелится на покупку компьютеров всем сотрудникам, работающим дома. Однако это не означает, что идея с «виртуальным офисом» здесь бесперспективна. Тем более, что осваивать это пространство будут в первую очередь компании, имеющие непосредственное отношение к интернету. Соответственно, у определенного количества их сотрудников, по логике, компьютеры дома просто обязаны быть. Останется лишь решить проблему дисциплины, а она может быть решена только за счет правильной организации структуры фирмы, стратегии. А при правильной стратегии можно преодолеть пространственные и временные препятствия, которые зачастую очень мешают бизнесу, а также вести централизованное управление филиалами и представительствами компании.